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Op@le V8, des outils pour l’agent comptable
lundi 17 juin 2024
Selon le calendrier des vagues de déploiement d’Op@le, l’intégralité ou presque des EPLE restant va basculer au 1er janvier 2025 Ce sera la vague n°8.
Bien que cela ne soit pas écrit, c’est souvent l’agent comptable qui pilote le déploiement dans le groupement de l’agence. Nous ne disposons guère d’outils spécifiques pour cela.
Dans l’esprit d’Espac’EPLE, l’objectif de cet article est de partager des outils et conseils de collègues des vagues précédentes.
IMPORTANT : il ne s’agit pas de modèles mais bien de partages qu’il convient de s’approprier et d’adapter aux spécificités/contraintes de chaque organisation.
Bien entendu il s’agit de partages et de conseils qui ne sauraient se substituer aux plans d’action locaux qui prévalent dans tous les cas.
Introduction
Cet article doit l’essentiel de son contenu aux V1/V2, Isabelle, Laurent, Nicolas, Sylvie, Christine, Alexia notamment. Un immense merci à elles et eux pour ces partages dans un esprit d’entraide et de solidarité professionnelles, et de leurs disponibilité pour répondre aux innombrables questions qui leurs sont adressées !
En rappel, l’adresse indispensable pour Op@le, c’est le site de notre collègue Isabelle CHAMBRIER et l’espace TRIBU de Sylvie MENARD. Ces deux adresses disposent chacun d’une rubrique concernant le passage à Op@le.
Plusieurs outils indispensables sont également disponibles sur l’espace TRIBU du MEN, n’oubliez pas de vous connecter au préalable sinon le lien risque de ne pas fonctionner. Vous y trouverez notamment le kit de mise à jour de la comptabilité patrimoniale.
AJI a publié dans sa newsletter de juin un diaporama destiné à sensibiliser les ordonnateurs lors d’une réunion (ou visio) de lancement. C’est disponible ici
Etape n°1 : informer, sensibiliser, préparer et motiver les troupes
C’est dès maintenant (juin) que cela commence avec les objectifs suivants :
- sensibiliser les chefs d’établissement sur leur rôle d’accompagner les dorénavant secrétaires généraux afin de changer des pratiques si c’est nécessaire, dégager du temps pour la ou le SG et s’assurer que le plan d’action pour se préparer est bien mis en œuvre
- veiller à la qualité de la base élèves qui est si importante pour basculer à Op@le et les premiers droits constatés, et c’est dès les inscriptions que cela commence
- anticiper le le travail de préparation peut-être assez long pour des EPLE qui auraient plusieurs chantiers : mise en concordance GFC//EGIMMO, ’toiletter’ la classe 4, basculer l’intégralité des factures dans CHORUS notamment.
Cette 1ère étape peut-être matérialisée par une réunion (ou viso) avec les ordonnateurs (cf diaporama d’AJI plus haut) et les SG, puis poursuivie par une visite dans chaque EPLE afin de faire le lien avec le collègue sur place et s’assurer que tout se passe comme il le faut.
Etape n°2 : un plan d’action très pratique
L’académie de Grenoble a depuis longtemps proposé une trame de plan d’action à décliner dans chaque agence. Ce plan d’action est disponible ici, dans la rubrique passage à Op@le.
Chacune, chacun, le décline selon ses besoins bien entendu.
Un exemple de déclinaison locale sur la période juin-septembre 2024.
Etape n°3 : organiser ses fichiers
Le DiGiPad propose une arborescence qui a très largement inspiré celle-ci en partage. L’objectif est de fournir aux EPLE un exemple de structure de dossiers qui permet d’ores et déjà de structurer leur arborescence et qui permet de se repérer dès aujourd’hui dans la nouvelle organisation.
Pour une ou un contractuel.le qui arrive ce genre d’outil peut s’avérer très précieux.
Pour les collègues qui arriveraient de manière totalement novice dans Op@le, quelques ressources qui permettent en quelques minutes de connaitre le minimum à propos d’Op@le.
- Op@le est un PGI et fonctionne en comptabilité de tiers
- Les droits constatés avec Op@le
- Le nouveau plan comptable
