Op@le : ressources et supports

Avant de commencer un grand merci aux nombreux collègues qui ont participé à l’élaboration de ce document collectif.

1. Avertissement

Les supports des collègues ne constituent pas des ressources officielles mais des repères très pratiques conçus par des collègues déjà rompus à l’utilisation d’Op@le.

Outre l’aspect technique, une approche méthodique de l’usage de cet outil est fortement recommandée. En effet, Op@le est une application en ligne et nécessite un contrôle permanent des écritures avant leur enregistrement.

2. Lire et utiliser les ressources officielles

Les ressources officielles sont un préalable indispensable pour appréhender la logique d’Op@le dont le protocole suit la réglementation financière et comptable.

Depuis ARENA, dans la rubrique Support Assistance, et sous menu Ressources, le portail MF² est alors accessible.
Sinon, l’adresse directe du portail MF².
Ce portail vous donne accès au parcours M@gistère et un espace TRIBU.

Ci-dessous la page d’accueil de MF² :

a. Le parcours M@gistère

Ce parcours mis à disposition de tout "entrant" dans Op@le est constitué de diaporamas, démonstrations et vidéos. La majorité des informations techniques disponibles et régulièrement mises à jour recoupent toutes les opérations qui ont trait à l’écriture et l’exploitation budgétaire et comptable de l’EPLE.
Dans le cas où vous n’auriez pas accès à M@gistère, rapprochez-vous du service formation ou de la DSI de votre rectorat.
En sus de M@gistère, la seconde base de ressources officielles est constituée d’un espace TRIBU également accessible par le portail MF². Les ressources sur TRIBU doivent être consultées et lues qu’il s’agisse du kit de bascule ou d’autres modes opératoires. Les fiches métiers sont également indispensables.

b. L’espace TRIBU
Pour accéder à un espace TRIBU :

1. Connectez-vous d’abord à TRIBU via le portail ARENA académique dans la rubrique Intranet, Référentiels et Outils, ou cette adresse https://tribu.phm.education.gouv.fr/ : en haut à droite vous pouvez vous connecter.
2. Une fois connecté, vous pouvez accéder à un espace TRIBU donné, soit par un lien ou en faisant un copié/collé d’une adresse.
   Le portail TRIBU de MF² est accessible dans la rubrique ressources ou directement par ce lien :
   https://tribu.phm.education.gouv.fr/portal_v2/tribu-app/document?id=workspace_espace-public-utilisateurs-op-le_documents
   Ci-dessous une copie d’écran de l’espace TRIBU de MF² :

Deux incontournables sur cet espace TRIBU en plus des fiches métiers :

• les fiches de bascule et le mode opératoire du kit de bascule
• le GPS qui vous permet de vous y retrouver dans les ressources
• Des vidéos sont accessibles et facilite la compréhension du nouvel univers qu’est Op@le :
• Qu’est-ce qu’ un PGI ? https://tribu.phm.education.gouv.fr/portal_v2/tribu-app/document?id=MLvnta
• Le nouveau plan comptable https://tribu.phm.education.gouv.fr/portal_v2/tribu-app/document?id=CvUxTJ
• Les droits constatés sous Op@le https://tribu.phm.education.gouv.fr/portal_v2/tribu-app/document?id=hhursh

c. @loa
Ce “compagnon” disponible sur la page d’accueil du portail MF² (en bas à droite) permet de trouver les réponses aux premières questions que se pose l’usager novice d’Op@le.
Encore récent, il devrait affirmer sa pertinence dans les mois à venir.

M@gistère, TRIBU offrent de très nombreux supports capables de répondre aux questions concernant l’utilisation d’Op@le.

Pour aller plus loin, des collègues ont souhaité fournir de nouvelles ressources sur ce qui constitue l’essentiel de notre activité quotidienne : les engagements juridiques, des réceptions de factures, la gestion des droits constatés, des saisies de relevés DFT ou des demandes de paiement, néanmoins elles n’engagent pas responsabilité de leurs auteurs pas plus qu’elles ne sont opposables aux services académiques.
Le présent document présente les informations les plus notables à ce jour selon leur académie d’origine mais il ne saurait être exhaustif tant les supports qui circulent sont nombreux.

3. Les ressources de l’académie de Grenoble

Deux espaces, un TRIBU et un DiGiPad, conçus par deux collègues agentes comptables.

a. L’espace TRIBU

Cet espace mérite votre attention car il est très complet et ne concerne pas qu’Op@le.
Rappel : pour accéder à un espace TRIBU :

• connectez vous à TRIBU via le portail ARENA ou cette adresse https://tribu.phm.education.gouv.fr/ en haut à droite vous pouvez vous connecter
• et ensuite une fois connecté, vous pouvez accéder à cette adresse https://tribu.phm.education.gouv.fr/portal_v2/tribu-app/document?id=drav61
  • si vous ne l’avez pas encore fait vous devez au préalable avoir l’autorisation de vous connecter à cet espace
  • rechercher dans le moteur de recherche "Echanges de pratiques et de documents budgétaires et comptables"
  • puis sélectionner l’espace
  • et cliquer sur "demander à rejoindre" en écrivant un message et nos collègues vous ouvriront les portes.

b. Le DiGiPad

Le DiGiPad est exploitable selon les deux sphères budgétaire et comptable d’Op@le :

1. Les tutoriels de prise en main pour la sphère ordonnateur : https://digipad.app/p/153025/07e183ad92029
2. Les tutoriels de prise en main pour la sphère comptable : https://digipad.app/p/155328/12c3303e5b5b7

Et toujours sur ce formidable DiGiPad :

• Un guide simplifié des opérations quotidiennes en comptabilité générale sous Op@le : https://digipad.app/fichiers/155328/guide-simplifia-compta-gana-ople_jf1yh4xdbh.docx.
• Une fiche de vérification périodique mensuelle, brique essentielle de la MRCF : https://digipad.app/fichiers/155328/fiche-liaison-dds_actl9quenw_3x3tfv7jdgg.docx

Les tutoriels vidéos sont à retrouver sur : https://www.youtube.com/@regishoyer4571/videos.

4. Un kit sphère ordonnateur (académie de Reims)

Un collègue adjoint gestionnaire de l’académie de Reims a conçu un support documentaire qui permet à tout débutant dans Op@le de disposer d’un vadémécum prêt à l’emploi pour la sphère ordonnateur.

Ce document a déjà été diffusé sur les listes des adjoints gestionnaires, il est facilement disponible en téléchargement notamment sur https://www.gestionnaire03.fr/ et
https://intendancezone.net/spip.php?article1149

Un vadémécum de saisie du budget est disponible sur cet espace https://drive.google.com/drive/folders/1i0YtuzM0IQ88uLnAUVNG46pPNPynKwDG?usp=drive link.

Autres ressources

a. Des fiches (académie de Versailles)

Cette collègue a été l’une des pionnières de la production de ressources pour la profession et les futurs collègues sous Op@le. Elle met sa production à notre disposition sur le site https://www.gestionnaire03.fr/ et https://intendancezone.net/spip.php?article1149

b. Une foire aux questions (académie de Bordeaux)

Cette FAQ va plus loin et propose un panel de ressources utiles : https://faq.lycee-francis-jammes.fr/.
L’espace TRIBU de l’académie de Bordeaux est très bien présenté : https://tribu.phm.education.gouv.fr/portal_v2/tribu-app/document?id=RE7MXl

c. Un espace TRIBU (académie d’Orléans-Tours)

Un espace peu connu et pourtant très riche accessible depuis TRIBU. Rappel, vous devez d’abord vous connecter à TRIBU via ARENA par exemple avant de pouvoir accéder à un espace TRIBU. Un grand nombre de pas à pas détaillés sont disponibles.
https://tribu.phm.education.gouv.fr/portal_v2/tribu-app/document?id=JbNBQk

d. Des tutoriels vidéo (académie de Rennes)

Sur le principe du DiGiPad de Grenoble, des tutoriels vidéos très pratiques avec un double écran : sur un écran Op@le est ouvert et sur le second, on fait progresser le tutoriel au fur et à mesure du déroulement des opérations.
https://video.toutatice.fr/opale/.

e. Un site (académie d’Aix-Marseille)

Consacrées à la gestion financière et comptable en EPLE, ces pages contiennent des ressources très utiles et notamment pour Op@le.
https://magistere.education.fr/ac-aix-marseille/

f. gestionnaire03.fr

Le site qu’on ne présente plus, et qui fait un travail de recensement des productions et de la documentation relatives à Op@le les plus utiles.
https://gestionnaire03.fr/.

h. AJI
Avec des articles indispensables à lire notamment dans les numéros 182, 183 et 184 et suivants.
l’occasion de revoir les fondamentaux avec Op@le
le contrôle de sa comptabilité avec Op@le
Les conseils pour se préparer à l’arrivée d’Op@le
Rappel : pour consulter les articles d’AJI, il faut se connecter au préalable. Le compte est créé grâce à votre numéro RNE/UAI. Et pour s’authentifier : https://compte.aji-france.com/login
Pléiade : https://www.pleiade.education.fr/metiers/GBFC/000018/Pages/Modernisation-de-la-Fonction-Financiere-en-EPLE-.aspx