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Compte-rendu de l’AG Espace Rouen le 9 juillet 2018 au lycée Marcel Sembat de Sotteville-lès-Rouen

samedi 21 juillet 2018, par Nicole Roux

21 collègues comptables étaient présents, et un était excusé. Les travaux ont commencé à 10 h 00 par une brève introduction de Nicole Roux, déléguée académique.

1) Vie de l’association

Une information est donnée sur l’évolution de l’association qui à ce jour compte 27 membres sur 40 comptables en activité.
Un point est fait sur l’assemblée générale nationale :
Espac’EPLE intervient dans le cadre de l’accueil des nouveaux comptables à l’ESEN, intervient au sein des groupes de travail ministériels, notamment sur Op@le. Un séminaire national des comptables d’établissements assurant des payes est proposé dans l’académie de Dijon, le 14 septembre 2018.

Les relations avec les organisations syndicales sont engagées au niveau national ; dans l’académie, les relations sont bonnes, les travaux sont complémentaires.
Le bureau national s’est réuni trois fois cette année scolaire. Ont été abordés cette année à l’AG nationale des points qui sont régulièrement évoqués lors de nos réunions, et faisant partie du rapport des IGAENR :

  • Un partenariat ordonnateur/comptable
  • Avoir du personnel formé
  • Comment évaluer le comptable ?
  • Dotation spécifique pour l’agence comptable
  • Augmentation de la taille des agences comptables

Ce sont les académies qui ont la main. Il n’y a pas d’harmonisation nationale. Aussi avec la fusion de nos deux académies, il serait peut-être souhaitable de se réunir plus souvent et faire remonter auprès des instances les manques que nous avons dans nos agences comptables.

2) Intervenantes

Nous avons sollicité les services de la DGFiP afin d’échanger avec un comptable du réseau sur les contrôles internes des régisseurs. Le but sera de produire au sein de l’association un document mutualisé de vérification.

10 h 30 : interventions de Mme Fernandez (précédemment comptable) et Mme Renard auditrices à la DGFiP, sur le contrôle des régies. Mme Renard nous expose plusieurs cas de détournements constatés dans le cadre des régies.

OpenDocument Presentation - 309 ko
Le contrôle des régies - présenté par DDFiP 76

Leurs préconisations sont les suivantes :

  • Veiller bien à la séparation des tâches qui permet la mise en place de contrôles. La plupart des détournements sont possibles quand toutes les tâches d’une régie sont dans les mains d’une seule personne.
  • Surveiller des éventuelles baisses d’encaissements en numéraire
  • Surveiller des éventuelles baisses de recettes de restauration ou vente de prestations diverses.

Madame Fernandez nous expose la grille de contrôle des régies utilisée par les auditeurs de la DGFIP et nous donne quelques conseils complémentaires :

  • Attention à la date du visa du comptable sur l’arrêté constitutif de la régie. C’est elle qui indique le début de la régie.
  • Il faut un visa du comptable pour nommer un mandataire même dans un établissement rattaché.
  • Il faut revoir annuellement les montants de recettes pour mettre à jour les régies.
  • Tous les tarifs doivent être affichés à l’attention du public.
  • Les points de contrôle peuvent être :
    • Contrôle des arrêtés constitutifs,
    • Contrôle de caisse sur place,
    • Contrôle d’un échantillon de pièces justificatives.

Concernant les vérifications, il est rappelé l’importance de tracer les contrôles, ce qui n’est pas tracé n’existe pas.

Nous remercions Mesdames les auditrices pour ces échanges qui contribuent à nous accompagner dans la maîtrise des risques financiers.

Les échanges se sont poursuivis à l’issue d’un repas pris en commun au restaurant.

Après avoir fêté le départ à la retraite de notre collègue, Patrick Roux, qui restera parmi nous en qualité de membre honoraire, les travaux ont repris vers 14 h 30.

3) Compte-rendu de l’audience auprès du secrétaire général de l’académie le 5 juillet 2018

Différents points ont ainsi pu être soulevés. Sans avoir de réponses précises, le sentiment est d’avoir été écouté.

  • DEPATSS : lien avec les remplacements de gestionnaires ou de techniciens comptables
  • Suite de la MRCF avec une formation à destination des ordonnateurs
  • Possibilité de cibler les postes de l’agence comptable
  • Groupe de travail avec les agents comptables et la DAJEC pour l’établissement de fiches de procédures communes ou de chartes.
  • Nous souhaitons également être associés en amont à l’écriture de certaines circulaires relatives à notre périmètre de compétences.
  • GRH : quelle est la position sur la notion de fondé de pouvoir ou de technicien comptable ? D’autres académies ont déjà statué sur le sujet
  • Il semble qu’il y ait une méconnaissance des situations critiques en termes RH au sein de l’académie.

Nous proposons de faire un état des lieux de nos structures mi-septembre afin de dresser un inventaire exhaustif de nos difficultés et de le communiquer aux services académiques qui semblent découvrir parfois trop tard nos difficultés.

  • Une redéfinition de la carte comptable est-elle envisagée ? Pas de réponse précise à cette interrogation
  • Nous demandons également que la DAJEC organise et diffuse à l’ensemble des collèges une veille juridique par des liens vers les sources existantes.
  • Une demande d’accompagnement de la part de la DAJEC vers les collègues en difficulté. Le rectorat souhaiterait relancer l’idée de la réunion des agents comptables.
  • Le sujet des transports de fonds n’a pas pu être évoqué lors de l’audience faute de temps et fera l’objet d’un courrier prochainement.

Point sur les cartes bancaires et la possibilité de payer par ce moyen de plus en plus d‘achats

Il s’agit d’une dérogation au règlement sur facture après service fait. Certains collègues l’utilisent déjà assez souvent. Une méthode proposée est de faire venir le gestionnaire à l’agence comptable pour passer sa commande, le comptable n’intervenant sur l’ordinateur qu’au moment de valider la commande. Bien sûr un bon de commande signé de l’ordonnateur au préalable est nécessaire.

Audits croisés

Par manque de temps, personne n’a pu mettre en place ces audits croisés. L’idée demeure pourtant intéressante pour beaucoup de collègues.

Quelles pistes de réflexion pour l’année prochaine ?

  • PV de contrôle des régies
  • Point sur les objets confectionnées et les stocks
  • Point sur les porte-monnaie électroniques
  • Les voyages scolaires
  • Les frais de déplacement

Des groupes de travail sont constitués pour travailler sur les procédures :

  • Voyages : John Morrow, Florence Olivier, Brigitte Loyal, Emmanuel Macou, Geraldine Joignant, Nicole Roux
  • PV de contrôle des régies : Nicole Roux, John Morrow, Xavier Jehann, Marie Thérèse Dondo, Sophie Le Bris
  • Les pièces justificatives de la recette : Emmanuel Macou, Géraldine Marmol, Christophe Noyer, Nicole Roux
  • Les frais de déplacement : Stéphane Guerrand, John Morrow, José Miranne, Christophe Noyer.

Des collègues intéressés pourront se joindre à ces groupes, il est nécessaire d’ores et déjà de prendre date.
Une prochaine réunion est prévue début décembre à laquelle pourraient se joindre les techniciens comptables, afin de valider le travail de ces groupes.

Fin de la réunion à 17 h