Compte-rendu de la journée d’échanges professionnels d’Espace Lille le 15 décembre 2017

Christophe Tricot débute la séance en saluant la présence de Gérard Harvent, parti récemment en retraite, et celle d’une nouvelle adhérente, fondée de pouvoir du lycée de Oignies. Deux autres nouveaux adhérents n’ont pu être présents à cette journée. Il s’agit de Brahim Derouiche et Filipi Nunes Da Silva, récemment nommés respectivement agent comptable du lycée Lurçat de Maubeuge et du lycée Rostand de Roubaix.

1- Cotisations sociales étudiantes

Avant d’aborder le thème principal de la journée, Christophe Tricot souhaite aborder une question récurrente sur laquelle un positionnement commun pourrait être adopté. Il s’agit de l’encaissement ou non des cotisations à la sécurité étudiante des étudiants dans les lycées pour le compte de l’URSSAF. En effet, l’URSSAF demande aux établissements d’encaisser sur les comptes DFT les cotisations sociales étudiantes et de procéder au reversement par un paiement unique accompagné d’une liste ces cotisations.

En l’absence de convention de mandat à l’agent comptable, certains agents comptables (environ un quart des agents comptables concernés présents ce jour) refusaient cette pratique, demandant aux étudiants de libeller leur chèque directement à l’ordre de l’URSSAF et les centralisant pour un envoi unique. Vincent Simon a travaillé sur le sujet et posé la question au bureau DAF A3 du ministère. Le verbatim de la réponse de Mme Catherine Gagelin est le suivant :

« (…) pour être complet le processus doit s’appuyer à la fois sur un dispositif législatif et sur une convention. Pour ce qui est du dispositif législatif, il est inscrit depuis la création des EPLE (1985) dans le code de la sécurité sociale (article L381-6). Donc à ce titre il a toujours correspondu au critère posé par le conseil d’État. En revanche, aucune convention n’existe pour formaliser la répartition des contraintes et responsabilités de chacun. Nous avons depuis trois ans demandé à la DGFIP d’intervenir auprès de l’organisme central des URSSAF (l’ACOSS) pour formaliser une convention type, sans résultat à ce jour. À mon sens ça ne doit pas bloquer le processus, relativement limité dans le temps et dans les risques pour le comptable de l’EPLE. Car les risques encourus ne justifient pas la non application d’un dispositif législatif. »

Concrètement, la seule absence d’une convention de mandat ne peut empêcher l’application d’une disposition législative. Certaines précautions peuvent être prises pour ne pas opérer de transfert de risque :

• en ne reversant que le montant des encaissements
• en laissant un temps entre l’encaissement et le reversement afin d’être sûr de l’absence de rejet pour insuffisance de provision
• en exigeant un règlement à la caisse ou par virement, et donc en excluant le chèque des moyens de paiement de cette cotisation par l’étudiant à l’EPLE
• en tentant d’encadrer le recours aux échéanciers

Ce paiement reste en tout état de cause extra-budgétaire et ne fait normalement pas partie des recettes pouvant être encaissées en régie. Toutefois, il convient de mettre en balance ces préoccupations comptables et la priorité donnée à la couverture sociale de l’étudiant et à la protection juridique du chef d’établissement.

Cette question devrait être prochainement de nouveau d’actualité, compte tenu du projet législatif de suppression des cotisations sociales étudiantes au profit d’une cotisation forfaitaire de soutien à la vie étudiante. Fort de cet éclairage et de ces informations partagées, chacun révisera ou non sa position sur le sujet.

2- Le recouvrement des créances publiques

Il est d’abord rappelé le schéma classique du recouvrement des créances sur les personnes de droit privé et le privilège du préalable grâce auquel l’EPLE peut recourir au recouvrement forcé sans intervention du juge .

S’agissant des créances publiques, la temporalité n’est pas la même. Il faudra anticiper un délai moyen de recouvrement plus long (un an environ) pour un EPLE, voire un peu moins en cas de tension de trésorerie.

Le délai de relance des créances publiques est différent de celui des créances privées. Il n’est pas possible d’appliquer un calendrier classique et la rotation attendue des créances publiques doit être raisonnable.

• rappel préalable : l’émission de la facture est obligatoirement faite via Chorus Pro, ce qui permet de donner une date certaine à la sa communication au débiteur
• J+60 : relance amiable
• J+90 : relance amiable avec traçabilité des relances précédentes

Il n’est pas possible de mettre une créance publique à l’huissier en raison de :

• • leur caractère imprescriptible et insaisissable
  • la protection de la personne publique, ainsi que tous les moyens à l’usage du service public (fonds, biens…)

Dès lors, le privilège du préalable ne peut pas produire complètement ses effets.

Sur tous les courriers, doit être rappelé l’historique des relances.

Le recouvrement s’achève donc par une inscription d’office ou mandatement d’office. Si l’ordonnateur ne veut pas ou ne peut pas payer, le préfet (ou son représentant) mandate en lieu et place de l’ordonnateur défaillant.

Ces procédures doivent respecter des conditions de forme.

• J+120 : envoi d’une mise en demeure de payer avant saisine du préfet pour mandatement d’office.

Celle-ci doit être notifiée au débiteur en rappelant le corpus du CGCT s’il est applicable.

• J+150 : La possibilité technique de compensation comptable doit être exploitée car la simple mise en demeure et l’envoi au préfet peuvent être considérés, selon la jurisprudence, comme des diligences insuffisantes du comptable.

Il s’agit d’une proposition faite à l’agent comptable de la personne publique débitrice : l’agent comptable peut proposer à l’agent comptable de l’établissement défaillant une compensation s’il détient une dette envers le même établissement quel qu’en soit l’objet.

La « proposition de compensation faisant l’objet d’un accord bilatéral » présentée aux membres présents est un gentleman agreement, un accord entre comptables. Cette proposition est envoyée avec un état de concordance des créances réciproques. Il convient en l’espèce de réaliser une analyse fine des rapports fonctionnels qui existent entre les deux structures afin de ne pas trop crisper les relations, notamment avec un financeur habituel ou potentiel... La technique de compensation est donc à manier avec mesure et tact. Le modèle téléchargeable proposé est la formalisation d’une méthode particulièrement agressive de recouvrement, justifiée par le statut et les conditions de fonctionnement de la structure. Il faut noter qu’en principe, la compensation ne peut pas avoir lieu sans l’accord express du comptable sollicité...

Il faut noter que les procédures d’office ne peuvent se déclencher que si et seulement si la créance n’est pas sérieusement contestée. La non-réponse d’un ordonnateur aux diverses relances et mises en demeure emporte non-contestation de la créance. En cas de contestation, il ne peut y avoir ni mandatement d’office, ni inscription d’office.

• J+180 : saisine du préfet pour inscription d’office ou mandatement d’office

La créance doit être :

• certaine dans son principe. La base légale du titre exécutoire doit être incontestable.
• liquide et exigible à l’instant
• non sérieusement contestée
• le fruit d’une dépense obligatoire

Cas n°1 : L’ordonnateur ne peut pas payer (car les crédits ne sont pas ouverts au budget par exemple). L’agent comptable doit saisir la Chambre régionale des comptes pour demander l’inscription d’office.

Cas n°2 : L’ordonnateur ne veut pas payer. L’agent comptable doit demander au préfet le mandatement d’office. Lorsque l’agent comptable prévient l’ordonnateur de son intention de saisir le préfet pour mandatement d’office, les choses s’en trouvent souvent accélérées et le recouvrement intervient dans la majorité des cas. Si la saisine est effective, les services préfectoraux tentent souvent eux aussi d’interférer auprès de l’ordonnateur pour faire régler la dette. Le préfet est compétent pour les collectivités territoriales, les EPCI, les EPL Communaux (CCAS et EHPAD). Pour les établissements publics de santé, c’est le directeur de l’ARS en vertu d’une délégation (Code de la santé publique), pour les EPLE, c’est le recteur.

Cette présentation retrace les diligences normales et attendues, diligences qui doivent tout de même être modulées selon les sommes en jeu.

La prescription quadriennale est assez mal maîtrisée. Pour qu’une dette soit prescrite (donc non due), la personne publique débitrice ne doit pas avoir été sollicitée pendant 4 ans à compter du 1er janvier qui suit l’année de naissance de la dette. Sachant que toute relance interrompt le délai de prescription, ces cas sont rarissimes.

La déspécialisation d’un crédit n’a pas pour effet d’éteindre une dette, les délibérations de déspécialisation n’ayant pas une autorité supérieure à l’exigibilité de la dette. Cette problématique du recouvrement des créances sur les personnes publiques met en lumière un autre problème : celui du manque d’exigence dans la prise en charge des ordres de recettes. En effet, lors de la prise en charge d’un ordre de recettes, l’agent comptable doit s’assurer que les préconisations du prescripteur ont été respectées (exemple : envoi du bilan qualitatif et quantitatif conformément à la convention).

Nota bene : l’ensemble des modèles fournis sont ceux utilisés par le GIP FCIP et doivent donc faire l’objet d’un léger remaniement de forme pour être directement utilisés en EPLE.

3- Repas des chefs de cuisine

Un collègue souhaiterait connaître la position des autres adhérents sur la nouvelle réglementation obligeant les chefs de cuisine à payer leur repas. Cette préconisation ressort de la notice sur les tarifs commensaux de la rRégion Hauts-de-France. Cette question, si elle n’est pas tranchée clairement entre les membres présents car étant du ressort de la gestion budgétaire, amène à aborder rapidement le sujet de l’absence de délibération et la fragilité juridique qui en découle.

4- Outil OPEN CARTE COMPTABLE

Enfin, Sébastien Wafflart présente un nouvel outil appelé « Open Carte Comptable  » disponible sur le site d’Espac’EPLE et permettant d’accéder à une cartographie complète et à jour de la composition des agences comptables. Les contributeurs font évoluer la base de cette application, en mode Wiki. Il est demandé aux adhérents d’actualiser la base pour ce qui concerne leur structure.