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Rencontre avec le conseil départemental du Calvados le mercredi 11 janvier 2017

Le bureau d’Espace Caen a rencontré la Direction de l’Education

samedi 14 janvier 2017

La délégation caennaise souhaitait rencontrer les services du conseil départemental du Calvados afin d’évoquer un certain nombre de points réglementaires, comptables et budgétaires.

Ordre du jour soumis à la Direction de l’Education

  • Le fonds de roulement
    • niveau souhaitable ou souhaité
    • les provisions
    • les modalités d’"écrêtement"
    • le suivi différencié des réserves des services spéciaux (SRH)
    • les documents fournis par le comptable,
  • Les notifications de subventions et les modalités de versement
  • Les modalités d’information ou communication en direction des agents comptables des collèges
  • Les groupements ou mutualisations collèges/lycées

L’audience au conseil général le 11 janvier 2017

Les membres du bureau ont été reçus par Mme BRODIN, directrice de l’éducation et des sports accompagnée par :

  • Mme LEBRUN, son adjointe
  • Mme GUAY LEBAS, chef service enseignement et vie scolaire
  • Mme SAMSON
  • Mmes POIDEVIN et ALBANEZ, en charge du contrôle de légalité des collèges

1. Fonds de roulement

Mme BRODIN fait une riche introduction explicative sur le premier point de l’ordre du jour, le fonds de roulement, en le replaçant dans son contexte actuel à savoir le plan d’investissements en EPLE du conseil départemental.

Elle a en outre expliqué la refonte des éléments de calcul de la dotation dorénavant rattaché à des quantitatifs « objectifs » (effectifs, surfaces, évaluation de coûts en particulier la viabilisation...).

Ces dernières années les subventions étaient reconduites avec réévaluation, les éléments de calculs originels étaient perdus de vue. Mme BRODIN a évoqué également la situation financière des collectivités territoriales, qui ne peuvent s’offrir d’entretenir des fonds de roulement parfois supérieurs à une année de fonctionnement dans certains collèges.

A l’occasion de la révision des modes de calcul de la dotation de fonctionnement, un nouveau critère a été introduit : si le fonds de roulement du service général (suivi en classe 1 ou sur un tableur) est supérieur à 120 jours, cela influencera la subvention des collèges. A noter que 12 collèges ont 120 jours, 11 collèges 150 jours et 23 collèges 180 jours !

Nous nous sommes accordés sur la terminologie et la composition du fonds de roulement (ex-réserves disponibles en classe 1, provisions et stocks). Il est acquis que les provisions sont déduites du calcul pour l’influence du nouveau critère.

Nous avons attiré l’attention sur plusieurs aspects de ces nouvelles modalités.
Nous ne contestons pas le fait que les EPLE n’ont pas vocation à constituer des réserves exagérées, mais le mode de calcul se réfère aux trois derniers exercices, or les réserves penvent avoir connu une évolution forte à la baisse en trois ans, et se trouver fortement amenuisées au moment où la collectivité intervient.

Seule la part des fonds concernant service général est examinée, or le volume financier du SRH est souvent plus important que celui du SG. Il convient malgré tout d’avoir un regard global sur les réserves disponibles (celles du SRH pouvant être très faibles), de tenir compte de leur poids dans la trésorerie, et prendre en considération les provisions, qui seront déduites du calcul. Nos observations ont été notées.

2. Traitement financier de la viabilisation

Les facturations sont manifestement surévaluées : grosses facturations suivi d’avoirs conséquents, avec décalages. Mme BRODIN, consciente que ces situations se présentent, nous informe de la correction de cet élément au prochain marché.

Nous avons rappelé que c’est le conseil d’administration qui affecte les crédits en dépense (autonomie financière de l’EPLE). A posteriori, au vu des conclusions d’un bureau d’étude, le conseil départemental reprend une partie de la dotation de l’exercice passé, en annonçant sa déduction sur la dotation globale de fonctionnement en N+2, avec le cas échéant constitution de provisions pour l’établissement. Nous avons souhaité que les règles soient clairement annoncées à la notification de la DGF, avec indication du montant de « référence viabilisation » appelé à être réexaminé a posteriori. Nous avons observé qu’en conséquence, de fait, ce montant n’était pas définitivement acquis à l’établissement.

3. Titres de recettes et notifications de subventions, bourses

Dans le cadre de l’occupation précaire des logements de fonction par convention, le conseil départemental émet un titre de recette pour obtenir le remboursement des taxes foncières.

Nous avons rappelé que les taxes foncières auxquelles sont assujettis les propriétaires ne pouvaient pas être réclamées aux établissements (dépense incompatible avec la spécialité de l’EPLE). Le conseil départemental souhaite couvrir ces coûts engendrés par les COP.

Nous avons suggéré que la collectivité émette un titre de recettes de reversement d’une partie des loyers d’un montant équivalent. Suggestion retenue qui sera examinée avec la direction concernée.

Pour des motifs financiers (trésorerie), le conseil avait notifié seulement une partie des bourses départementales (moitié de l’alphabet), ne pouvant tout verser. Nous avons rappelé qu’il nous importait, et également dans l’intérêt des familles (lisibilité des créances), d’obtenir dès que possible l’intégralité des notifications de bourse, les versements pouvant être échelonnés en deux ou trois fois. Mme BRODIN nous informe que cette remarque, que nous avions déjà formulée, a été prise en compte dès 2017.

Le conseil départemental rembourse les transports vers les activités de piscine depuis longtemps. Cependant il n’y a pas de formalisme conforme à la légalité externe (convention, notification...) qui permette d’asseoir la recette sur un document écrit et de la rattacher au même exercice que la dépense. Pour les transports de fin d’année, les notifications de versement sont faites l’année suivante. Mme BRODIN retient l’idée de notifier pour chaque début d’année une enveloppe maximale de prise en charge des déplacements pour les installations nautiques.

4. Information des agents comptables

Nous avons évoqué le fait que nous ne disposions pas nécessairement d’une information exhaustive ou alors avec des décalages gênants.

Mme BRODIN est toute disposée à ce que les agents comptables soient en copie de tous les courriers adressés aux collèges et comportant des informations intéressant le comptable ; elle a également proposé que les comptables soient invités à certaines réunions. Cela sera mis en œuvre rapidement.

5. Questions diverses

Nous avons échangé sur les groupements de commandes : problématique de la commande locale évoquée par les collègues de l’Orne à la région, la politique du département avec les autres collectivités en particulier la région, les moyens humains nécessaires à la mise en œuvre de ces groupements, le cas du groupement de commande de la SSI...

Nous avons aussi eu des échanges techniques sur le fonds de roulement, les pièces à fournir (tableau de détail du fond de roulement), les inventaires, les amortissements (documents Egimmo/WinCZ), tarifs du SRH, logement de fonction (formalisme et procédure des COP, charges locatives...), le cas particulier du fondds de roulement du lycée mixte P. Lecornu...

Mme BRODIN a d’elle-même proposé d’institutionnaliser ces rencontres au moins une fois par an. La délégation académique tient à la remercier vivement pour son accueil et la qualité des échanges.

Le président d’Espace Caen, Juan Familiar