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Compte-rendu de la réunion Espace Bretagne du 6 décembre 2017 à (...) Compte-rendu de la réunion Espace Bretagne du 6 décembre 2017 à Loudéac

lundi 21 mai 2018, par Marie-Laure Mahé

Belle participation à cette réunion des agents comptables et fondés de pouvoir de la région académique Bretagne, le matin du mercredi 6 décembre 2017 : 31 collègues avaient fait le déplacement en centre-Bretagne pour participer à cette rencontre.

L’ordre du jour, ambitieux, portait sur des sujets généraux et d’actualité du métier de comptable en EPLE, mais aussi sur quelques points techniques : le contrôle comptable des bourses, le traitement budgétaire et comptable des dossiers Erasmus plus, les ordres de paiements. L’accueil raffiné proposé par le lycée Fulgence Bienvenüe a mis les participants dans les conditions les plus favorables à la tenue des échanges et des travaux, de 9 h 30 à 12 h 45.

I. Points sur l’association

Au niveau national

Emmanuelle Rolland rapporte la réunion du bureau national le 6 octobre dernier à Paris, avec deux thèmes majeurs :

  • Evolutions de COGEFI : le créateur du logiciel est venu présenter un logiciel simplifié, appelé REPROFI, facilitant davantage la création du compte financier, travail salué par Emmennuelle. Parmi les collègues présents ce jour, tous n’utilisent pas COGEFI, jugé trop lourd ou non adapté à certaines structures budgétaires (budgets annexes…). Ce nouveau module devrait être plus adéquat aux besoins. Les outils proposés (tableaux, graphiques) sont susceptibles d’être repris dans OPALE.
  • Relations ordonnateur/agent comptable : suite au rapport 2016 de l’IGAENR sur les problématiques d’évolution de la carte comptable, la réflexion se poursuit sur la place de l’agent comptable, notamment vis-à-vis des ordonnateurs des établissements rattachés. L’idée que ceux-ci participent à l’évaluation de l’agent comptable a été évoquée, comme le projet d’un séminaire des EPLE mutualisateurs de paie.

Au niveau académique

Les comptables présents expriment la volonté de travailler en collaboration avec le rectorat. La DIVE est d’ailleurs invitée à participer aux réunions d’Espac’EPLE, qui se nourrissent aussi du travail mis en ligne sur l’intranet académique. Ainsi, suite aux remontées sur les limites de l’outil de calcul de la capacité à prélever des EPLE, le rectorat travaille à l’élaboration d’un nouveau fichier.

II. Cinq thèmes à l’ordre du jour

II.A L’usage et les pièces justificatives des ordres de paiement

Six comptes d’usage courant sont identifiés, le but étant d’en délimiter l’utilité, et de s’accorder sur les pièces justificatives à joindre :

ComptesUsagePJOP de l’ordonnateur
425 Acomptes sur salaire Contrat de travail et demande d’acompte du salarié Comptable seul
4091 Acomptes sur séjours pédagogiques, essentiellement Délibération autorisant le séjour, facture d’acompte et contrat signé des deux parties Signé de l’ordonnateur
4663 Virements rejetés, paiements n’étant pas arrivés à bonne fin Relevé de compte ou avis de rejet DRFiP Comptable seul
4664 Trop-perçus de voyage, restauration, etc. ; sommes parvenues n’ayant jamais été attendues Liste des bénéficiaires (tous ne la font pas signer de l’ordonnateur) ; pour les voyages, délibération votant le nouveau tarif sur bilan financier Comptable seul
4668 A l’appui d’un mandat prévoyant un paiement en espèces (ex : FS/bourses)  ? Signé de l’ordonnateur
4728 régularisation de règlements générés par mandat mais non effectués car non SEPA Avis de règlement non SEPA issu de GFC Comptable seul

NB : pour éviter un OP 4728, après réception des paiements du mandat : paiements en attente >clic droit > imprimer > ventilation. Apparaissent les règlements non SEPA que l’on peut modifier ensuite.

Des précisions sont données sur les excédents à rembourser :

  • En-dessous de 8,00 €, c’est à la famille, informée par l’EPLE, de demander le remboursement. OR exceptionnel en l’absence de demande trois mois après notification
  • Pour les voyages, le bilan financier n’est présenté au CA qu’à titre informatif. Le vote n’a lieu que lorsque le tarif initial s’en trouve modifié. Selon la DAF A3, c’est désormais un acte non transmissible.
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fiche technique : ordres de paiements en EPLE
Fiche sur les ordres de paiements les plus utilisés en EPLE

Synthèse à venir sur le sujet des OP : par Patricia Renault

II.B Les actions Erasmus Plus : gestion et comptabilité

Dans le cadre de projets Esasmus, des élèves partent à l’étranger accompagnés de professeurs. Une convention passée avec le GIPFAR alloue un montant par élève et un montant par accompagnateur. Elle est versée en deux temps (acompte puis solde sur base d’un bilan) à l’EPLE, qui doit la distribuer aux personnes concernées, la préconisation prévoit 70 % d’avance et 30 % au retour. Une fongibilité est possible entre subventions élèves et accompagnateurs. Cela pose plusieurs questions :

  • Sur quelle(s) base(s) rembourser élèves et enseignants ? Solutions proposées par Erwan Nicolazic :
    • Pour les élèves : faire voter par le CA l’attribution d’une bourse nominative et la verser selon les modalités préconisées par la convention, sans justificatif des dépenses engagées.
    • Pour les enseignants : la règlementation sur les remboursements de frais de déplacements à l’étranger s’applique. Donc ordre de mission, versement d’une avance limitée à 60 % des dépenses préalablement estimées. Remboursement sur base des justificatifs requis.
  • Sur quelle base se faire rembourser le solde par le GIPFAR ?
    • Le GIP ne requiert que le bilan financier du voyage, suffisant à attester sa réalisation.
    • En cas de bilan inférieur à la subvention versée, il convient d’informer l’agence Erasmus du trop-perçu, et attendre l’écoulement de la prescription quadriennale (selon la convention, solde est alors acquis à l’EPLE).
  • Quels éléments peuvent être pris en charge dans le cadre du soutien à la mobilité ? La réponse à cette question va faire l’objet de recherches.
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Exemple de gestion d’un dossier ERASMUS +
Exemple de gestion d’un dossier ERASMUS +

Synthèse à venir sur la règlementation relative à ce sujet : Erwan Nicolazic

II.C Le contrôle interne comptable des bourses en collège et signature par l’agent comptable des états adressés au service académique des bourses

Une DSDEN demande aux agents comptables de contrôler les dossiers individuels sur le fondement desquels sont attribuées les bourses en collège, dans le cadre du contrôle interne comptable. Or cela revient à contrôler la légalité, tant sur le fond que sur la forme, des décisions d’attributions prises par le chef d’établissement. Le comptable n’étant pas juge de la légalité, ce contrôle ne relève pas de sa compétence. Les comptables présents conviennent d’alerter le rectorat sur cette confusion.

Au nom de quoi signer les états globaux de liquidation des bourses à remonter au SAB, si le comptable ne contrôle pas plus qu’il n’instruit les dossiers ? Il est convenu de signifier que la signature du comptable attestera la seule prise en charge d’un mandat et d’un OR des bourses correspondant au montant indiqué. La signature, de même que la prise en charge des créances, n’intervient qu’à réception concomitante des OR des droits constatés et bourses, mandat des bourses et liste des boursiers.

Synthèse à venir : Karine Le Gargasson et Nicolas Bosser

II.D La délégation de signature du CA au chef d’établissement pour la passation des marchés à incidence financière annuelle : contours et interprétations

La délégation de compétence annuelle du CA au CE pour passer les marchés, contrats et conventions porte-t-elle sur toutes les conventions infra-annuelles ? On rappelle que cette délégation mentionne la nécessaire incidence financière, ce qui exclut les conventions autres.

Le texte juridique de référence, l’article R421-20 du Code de l’éducation, dispose (en 6°-d) que cette délégation porte sur les marchés. Il conviendrait alors de ne retenir que la notion de dépense, qu’il s’agisse de marchés, contrats ou conventions. Les conventions intégrant des éléments non financiers, bien qu’une dépense soit en jeu, pourraient néanmoins être exclues du champ de la délégation (exemple : contrat de prestation de services avec un libraire pour l’achat et la gestion des manuels scolaires).

Autre question en suspens : la délégation porte-t-elle sur des marchés s’inscrivant dans la seule année civile ou, quelle que soit la date de signature, sur tout marché infra-annuel ?

Synthèse à venir : Nathalie Le Scolan

II.E L’avenir des recettes de taxe d’apprentissage des EPLE

L’information est donnée que les filières techniques et tertiaires ne bénéficieraient plus de la TA à partir de 2018 ou 2019. Seules les formations en alternance demeureraient alors concernées.

Par ailleurs, L. Julien précise, après interrogation de la DAF A3, qu’il n’y a aucune base règlementaire justifiant un reversement de l’éventuel excédent de TA dégagé en fin d’exercice.

III. Échange sur d’autres sujets

  • Logements de fonction : l’apparition des COPA. On constate la diminution du nombre de logements par NAS dans les départements : de plus en plus de collèges n’ont plus qu’un seul logement par NAS (cas du 22). En revanche, apparition d’un nouveau type de convention d’occupation précaire, avec astreinte (COPA), remplaçant les attributions de logement par utilité de service, dont le loyer est de 50 % en regard de celui d’une COP.
  • Réfection du barème académique de dotation en personnels d’État pour les agences comptables ? Le barème actuel est assis sur la volumétrie des recettes, ce qui soulève plusieurs remarques :
    • Avec la prise en charge croissante des dépenses de viabilisation directement par les collectivités, la DGF diminue.
    • La volumétrie est souvent plus importante en dépenses dans les lycées, à cause de la section d’investissement. Les dépenses demandent un travail de prise en charge important en agence comptable.
    • Les tâches en agence comptable se diversifient et deviennent plus techniques (contrôle interne, prochains services facturiers, diversification des modes d’encaissement…). Serait-il envisageable de revoir le barème ou négocier un gel des diminutions de dotation en personnel ? Le rectorat a précisé qu’il n’y aurait pas de révision avant la mise en place d’Op@le (horizon 2022-23).

N.B : Marie-Laure Mahé rappelle l’importance de bien renseigner l’enquête EPI, le nombre de repas servis intervenant dans le calcul de la dotation en personnels.

  • Les EPLE et la région : manuels scolaires / groupements d’achats alimentaires.
    • Manuels scolaires : l’essentiel est évoqué au CR de la réunion du 21/06/2017.
    • Groupements d’achats alimentaires : via le dispositif Breizh alim (approvisionnements en circuits locaux), la région pourrait exercer un regard sur la politique d’achat des EPLE, par une aide aux groupements d’achats dans la formalisation des marchés. Les actuels groupements d’achats étant mixtes (collèges-lycées), cette démarche pose la question d’une préalable harmonisation entre région et départements.

La réunion se termine à 12 h 45, en remerciant chaleureusement S. Joly pour la qualité de son accueil.