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Compte-rendu de l’AG de rentrée d’Espace Lille le 15 octobre 2014

lundi 27 octobre 2014

Le 15 octobre 2014, notre collègue Karine Verchain nous accueillait pour la seconde fois cette année au Lycée Polyvalent Marguerite Yourcenar de Beuvry, pour notre assemblée générale de rentrée.

La séance est ouverte à 10 h 15.

Sébastien Wafflart, président de l’association académique, présente l’ordre du jour :

  • accueil des nouveaux collègues
  • actualité associative académique
  • actualité associative nationale
  • présentation de l’application COGEFI
  • questions diverses

46 collègues ont fait le déplacement. Sébastien Wafflart excuse neuf adhérents qui n’ont pu se libérer, ainsi que les collègues de la Mission Conseil, retenus par une formation au conseil général du Pas-de-Calais.

1) Accueil des nouveaux agents comptables et fondés de pouvoir

Une nouvelle agent comptable a été nommée à la rentrée : il s’agit d’Agnès Roussel qui reprend une comptabilité au LP Hennebique de Liévin après 13 années passées au service du Ministère des Affaires Etrangères.

Cinq nouveaux fondés de pouvoir ont été nommés en cette rentrée. Parmi eux, Fleur Crépin, affectée au lycée Robespierre d’Arras, a rejoint l’association.

Espace 9 accueille également deux anciens collègues de la Mission Conseil aujourd’hui retraités : Francis Fatrez et Jean Pierre Codron

Gilberte Larivière, vice-présidente, leur présente les objectifs de l’association : elle insiste sur les notions d’entraide et de solidarité, d’échange de pratiques. Espace 9 n’est pas une organisation syndicale. Notre activité comprend une part de relations institutionnelles (rectorat, collectivités) et une part de travail collectif en groupes de réflexion.

Sébastien Wafflart insiste sur la mise en commun des ressources produites, afin de faciliter le travail de chacun. L’association est ouverte aux agents comptables et aux fondés de pouvoir, qui en sont les mandataires, ainsi qu’aux anciens agents comptables.

2) Actualité associative académique

Adhésions : Espace 9 compte 61 adhérents à la date de l’assemblée générale : 48 agents comptables pour 92 agences actives , 9 fondés de pouvoir sur 18, et 4 anciens agents comptables (2 retraités, une collègue en activité en collectivité territoriale et un adjoint-gestionnaire).

Dates à venir : 6 novembre : audience auprès du conseil régional (Direction des Formations Initiales). La collectivité fait le même constat que nous : un dialogue technique « d’experts » est nécessaire sur des notions telles que le fonds de roulement (structure et disponibilité), et les effets financiers des politiques de la collectivité (restauration scolaire, subventionnement). Cette première réunion ne sera probablement pas la dernière.

17 novembre : commission Blanchet. Lors de notre audience auprès de la secrétaire générale d’académie au printemps dernier, nous lui avions fait part de notre inquiétude sur le fait qu’il n’y ait pas de véritables temps d’échanges entre nous comme il en existe pour les chefs d’établissement. Nous avons sollicité l’autorité académique et fait des propositions : calquer une animation de bassin sur celle des chefs d’établissement. La création de binômes gestionnaire/agent comptable nommés et formés par l’académie a été retenue et approuvée par le recteur et le comité de direction académique. L’approbation par la commission Blanchet est la dernière étape avant la mise en œuvre du dispositif.

26 novembre  : Intervention de notre collègue Vincent Simon dans le cadre d’un séminaire au Kremlin-Bicêtre sur l’optimisation des ressources des EPLE, à l’initiative d’un collectif de collectivités territoriales. Espac’EPLE a été sollicitée pour intervenir sur le thème Vers un nouveau rôle ’stratégique’ du comptable dans les EPLE ?. Vincent Simon se basera sur la contribution qu‘il avait adressée à l’académie de Lille à l’occasion de la rédaction du vadémécum relatif à l’élargissement du périmètre des agences comptables.

Présentation des travaux des groupes de réflexion

Canevas du compte financier : intervention d’Anne Cretel, rapporteur du groupe.
Quatre séances de travail ont eu lieu entre mai et octobre. Le nouveau format réglementaire du rapport sur le compte financier et l’annexe 13 de l’instruction codificatrice M9.6 ont servi de point de départ à une réflexion de fond sur le compte rendu d’exécution budgétaire et l’analyse financière des EPLE, et les rapports distincts de l’ordonnateur et de l’agent comptable.

Un canevas à trois niveaux a été rédigé, qui comprend plus de cinquante indicateurs :

  • 1er niveau : de base (ce que prescrit la règlementation)
  • 2ème niveau : niveau 1 + indicateurs relatifs à des spécificités budgétaires
  • 3ème niveau : expert.

Le CA d’Espace 9 devra valider la production du groupe avant fin décembre pour que le contenu puisse être diffusé en vue de la préparation des comptes financiers 2014. Parallèlement, Diadji Ndao, ancien agent comptable et adjoint-gestionnaire du LP de Trith Saint-Léger, concepteur de l’application COGEFI, a fait évoluer son outil. Ce dernier intègre les notions d’analyse et les ratios conçus par le groupe de réflexion. COGEFI a d’ailleurs vocation à être diffusé en même temps que le canevas de compte financier.

Organisation de l’agence comptable  : intervention de Colette Dossche, animatrice du groupe.

Deux séances de travail ont eu lieu avant les congés d’été. Le groupe sera réactivé. Il sera fait appel à tous les adhérents, notamment pour bénéficier de l’expérience de collègues ayant eu un audit de la DDFIP ou un agrandissement d’agence comptable. Colette Dossche rappelle qu’il ne s’agit pas de procéder à un copier-coller du vadémécum conçu cette année par la mission conseil sur l’augmentation du périmètre des agences comptables, qui est une base théorique d’organisation, mais d’apporter au moyen de cas concrets des solutions à des questions d’organisation. Les travaux doivent être terminés avant les vacances de printemps pour une diffusion avant les congés d’été.

Fusion d’EPLE  : intervention de Vincent Simon, membre du conseil d’administration.

Là encore, il ne s’agit pas de procéder à un copier-coller du vadémécum conçu cette année par la mission conseil sur les fusions d’EPLE. C’est le document « pratique » de Freddy Graffin, agent comptable au LPO de Noeux-les-Mines lorsqu’il fut confronté à une fusion, qui a servi de base à notre travail de réflexion. Pour faire face au décalage important qui existe généralement entre la date de fusion effective actée par l’autorité académique et la date de production de l’arrêté préfectoral de fermeture du lycée absorbé par fusion, il nous est apparu utile d’élaborer une procédure de conventionnement entre les EPLE concernés par une fusion avant que celle-ci ne se produise. Cette convention arrêterait les modalités administratives et financières de la fusion. La mission conseil a été interrogée sur la faisabilité de cette opération juridique et, pour le moment, les travaux de validation par le conseil d’administration sont stoppés.

Formation de l’agent comptable  : intervention de Vincent Simon, animateur du groupe.

Lors de notre audience avec Mme Vieillard, secrétaire générale d’académie, nous avions émis le souhait de discuter de la formation initiale et continue de l’agent comptable. Ce sujet est réapparu à plusieurs reprises, de façon formelle ou non, ces derniers mois, dans nos discussions avec l’autorité académique. Mme Pinset, secrétaire générale adjointe, nous a demandé de rédiger un cahier des charges de la formation des agents comptables et des fondés de pouvoir. Le PAF de la prochaine année scolaire étant déjà bouclé, il faut donc travailler sur celui de 2016. Un travail avait été réalisé par l’ancienne équipe d’Espace 9, mais le plan actuel est trop décousu. Il apparaît nécessaire de bâtir un calendrier de formation, de réunir une équipe de formateurs autour d’un travail commun de production et de validation des contenus. Une séance de travail a déjà eu lieu sur ce sujet.

Voyages et sorties scolaires  : intervention de Jean-François Delfolie, animateur du groupe.

Ce groupe s’est réuni une fois au printemps. Une première réflexion a été menée sur la notion de sortie obligatoire et sur la définition du temps scolaire. Comme le groupe sur l’organisation du groupement comptable, celui-ci doit être réactivé par un nouvel appel à contribution.

Les relations de l’EPLE avec les associations hébergées : ce groupe que se proposait d’animer Damien Nieulat ne comptait pas assez d’inscriptions pour mener une réflexion collective. Compte tenu de l’intérêt que revêt ce thème, un appel aux adhérents sera lancé.

Une discussion s’engage ensuite sur le travail de réflexion, de production, de validation et de diffusion des travaux. Sur les thèmes de réflexion, aucune idée nouvelle n’apparaît, mais il semblerait utile aux adhérents de travailler sur la production et la mise en commun de fiches de procédures de contrôle interne comptable.

Colette Dossche propose l’organisation d’une journée de travail de tous les groupes un même jour dans un même lieu. L’idée est retenue et sera développée lors du conseil d’administration qui se réunira le 5 novembre à Valenciennes.

3) Actualité associative nationale

Sébastien Wafflart présente le site internet d’Espac’EPLE et l’actualité nationale :

L’Assemblée Générale de juin 2014 sur le thème de la qualité comptable a donné lieu à des interventions variées d’institutions (DGFiP, DAF A3), de partenaires (ACP, AACU ) et de collègues en EPLE. En 2015, c’est l’analyse financière et le pilotage de l’EPLE qui seront au cœur des débats.

Le conseil d’administration du 26 septembre dernier a notamment donné lieu à l’élection des membres du bureau. Espace 9 y est représenté par Sébastien Wafflart, vice-président délégué à la formation continue et à la mutualisation de la paye en EPLE.

GFC Web : l’année scolaire 2014/2015 est une année cruciale pour notre logiciel comptable. Le groupe de travail ministériel, dont notre collègue Daniel Orange-Levet fait partie, élabore le cahier des charges. Espac’EPLE a mis en ligne un appel à contribution sur l’évolution de GFC. Il s’agit principalement de dire et d’écrire ce que nous voulons que GFC devienne. Tous les utilisateurs peuvent faire remonter leurs idées et leurs désirs à l’adresse gfc_futur@espaceple.org. L’objectif est de disposer d’un maximum de contributions à présenter à la DAF A3, auquel le bureau national sollicitera une audience dans le courant de l’année.

Les échanges portent ensuite sur d’autres modernisations en cours ou à venir :
intervention de Frédéric Gillot et Jocelyne Yalo sur le paiement en ligne des titres que nous émettons (des EPLE expérimentent l’application TIPI de la DGFiP).

Intervention de Dany Campedelli sur le lancement, par le Conseil Régional, d’un logiciel de pilotage de la restauration dans 50 établissements à partir de janvier 2015, permettant de mettre en œuvre le référentiel qualité de la restauration.

4) Présentation de COGEFI, application d’analyse financière

Jean-François Delfolie et Djiadji Ndao présentent cet outil réalisé sous Microsoft Excel (r), alimenté à partir de données remontées de GFC. Deux minutes suffisent pour extraire la situation des dépenses engagées (SDE), la situation des recettes (SDR) et la balance, pour enregistrer sous format Excel ces extractions dans un fichier au sein duquel se trouve COGEFI. En ouvrant l’application, celle-ci se met à jour.

De multiples onglets permettent de bénéficier de tableaux et de graphiques mensuels ou annuels de comptabilité budgétaire ou générale : COGEFI calcule ainsi la capacité de prélèvement d’un EPLE (pour préparer un conseil d’administration), la structure du fonds de roulement et de la trésorerie (pour préparer un dialogue de gestion avec l’ordonnateur, la collectivité territoriale ou l’autorité académique). Il détermine le compte de résultat, le bilan, classe les charges et les produits par grands domaines, effectue des contrôles que GFC ne permet pas…

On peut également rentrer manuellement des données complémentaires (sur les effectifs ou les consommations de fluides) pour générer la production d’indicateurs supplémentaires.

A l’issue de la présentation, Djiadji Ndao est chaleureusement applaudi par les adhérents. Un échange a lieu sur l’utilisation de l’application, la résolution de problèmes qui peuvent se poser avec les extractions et sur notre besoin d’échanges et de formation à l’analyse financière.

Il est proposé d’organiser une journée de formation en janvier dans une salle pupitre, avec déploiement de l’outil aux adhérents. Ceux qui le souhaitent amèneront leurs extractions de GFC afin de travailler sur un cas concret.

5) Questions diverses

Une nouvelle audience sera sollicitée auprès du conseil général du Nord, afin d’aborder les questions de droit que peuvent poser les décisions de la collectivité dans les domaines des dotations de fonctionnement et des versements anticipés de fonds.

Sébastien Wafflart donne lecture du courrier qu’il a préparé. Son contenu est adopté à l’unanimité par les adhérents. Le président propose ensuite, pour donner du poids à nos échanges si la collectivité nous reçoit en audience, de solliciter les adhérents agents comptables de collèges dans le département du Nord, pour qu’ils fournissent des données telles que l’évolution de leur trésorerie ou l’augmentation des admissions en non-valeur. Les collègues acceptent l’idée et se proposent de répondre à l’enquête qui sera lancée.

Puis le président lève la séance à 12 h 45 et M. Bernard Lebrun, proviseur du lycée polyvalent Marguerite Yourcenar, clôt l’assemblée générale et invite les adhérents à partager le verre de l’amitié.

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