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Rencontre des agents comptables avec la DDFIP 94, novembre 2011

réunion

samedi 20 octobre 2012

Compte-rendu de la réunion du 3 novembre 2011 organisée par la DDFIP de Créteil.

Trois intervenantes :
 Sophie Delamarche ; inspectrice Principale Mission d’audit DDFIP Val-de-Marne
 Laure Baczkowski
 Isabelle Leloup

Deux thèmes abordés :

  1. Mise en état d’examen des comptes financiers 2010
  2. Constats d’audit au niveau national

Le support de cette intervention a été transmis par courriel dans la journée

M. Guillaume Fuzeau, représentait le rectorat de Créteil - service d’aide aux établissements

Mise en état d’examen des comptes financiers 2010

 Des améliorations sont constatées dans les apurements des comptes 472
 Pièce 8 = pas de soucis
 Pièce 14 = généralement les résultats 2009 sont bien repris sur 2010. Le problème se trouve dans la première colonne, qui est mal renseignée ; il est constaté que si le total général du 10681 est bon, la ventilation n’est pas correcte par rapport à 2009
 Des agents comptables signalent qu’il faut parfois remonter sur plusieurs exercices pour retrouver les ventilations du résultat. Il est regretté qu’il soit quelquefois difficile de se procurer les comptes financiers des années antérieures lors des passations de service
 Pièce 10 = il faut une concordance entre les colonnes 5 et 11

Pistes de progrès :

 Pièce 17 = ce document doit être signé par le chef du service des dépôts de fonds => cette pièce doit donc être envoyée à la DDFIP pour signature et être ensuite intégrée au compte financier
 Pièce 21 = conventions de logement ; la COP sur document 3 est obligatoirement produite

Le problème des conventions d’occupation précaire

Dans le Val de Marne, le conseil général renvoie la COP signée avec beaucoup de retard ; les COP 2010-2011 sont seulement reçues actuellement ; cela voudrait dire que la délibération du CG n’aurait eu lieu qu’en septembre 2011 pour des COP de septembre 2010.

Le comptable n’est alors pas protégé. Normalement, si une COP n’est pas signée il n’y a pas de création d’autorisation de recette, donc pas de dépense. Certains collègues estiment que s’il n’y a pas création d’autorisation de recette, le comptable ne peut pas encaisser ; la DDFIP répond que le comptable doit encaisser les sommes qui lui sont remises, les mettre en compte d’attente en attendant de réunir les pièces justificatives.

Certains comptables estiment qu’une délibération ne peut être rétroactive, et donc qu’il n’est pas possible d’encaisser des loyers et charges pour la période non couverte. Cela implique que les personnes logeant dans ces conditions, sans COP signée, le font en toute illégalité.

Un collègue se pose la question de savoir si ce ne devrait pas être au propriétaire de récupérer ces loyers. Un autre signale qu’il arrive qu’un logement soit occupé sans COP signée, le loyer non payé durant plusieurs mois ; lorsque la COP revient signée, l’occupant est déjà parti. Les loyers et charges sont donc à réclamer à une personne ayant quitté le logement. La question de la légalité de la rétroactivité est d’autant plus importante.

Parallèlement, DDFIP constate des dépassements alloués aux NAS et US mal régularisés. Une fiche récapitulative doit être conservée dans chaque établissement. Les charges doivent y être répertoriées.

Pièces trop souvent manquantes aux comptes financiers

L’état des modifications apportées au budget est souvent absent. Ce document doit être fourni avec le compte financier. Son absence entraîne un bordereau d’observation qui prolonge les délais de mise en état d’examen.

La DDFIP constate aussi l’absence des accusés de récepton des comptes financiers et du budget/DBM par les autorités de tutelle (pas trop dans le 94)

La délibération de la ventilation du résultat est parfois absente

Rapport sur le compte financier

Lors d’un audit, la consultation de ce rapport est une des 1ères étapes pour comprendre l’établissement. La DDFIP a remarqué que :

 En cas de rapport conjoint ordonnateur/comptable il y a une bonne analyse
 En cas de rapport du seul comptable c’est trop succinct et il n’y a que peu d’intérêt

Un collègue demande s’il y a un contenu type à ce rapport du point de vue de la DDFIP. La réponse est non ; il est souhaité une présentation des mouvements majeurs de l’établissement, notamment sur les raisons des DBM.

L’état de développement des soldes

Un comptable demande ce qui est souhaité : la DDFIP veut le détail des reliquats, en notant les dates des diligences et des régularisations
Des collègues signalent qu’il n’y a parfois pas suffisamment de détails des reliquats lors des passations de service, ce qui entraîne des problèmes pour savoir qui a payé ou pour suscitter des ordres de recettes.

La DDFIP prend comme exemple les cas de cautionnement pour les clés de l’établissement, pour lesquels aucune liste n’est fournie (problème identique au compte 275)

Ordres de paiement

Les débits des c/4663/4664/4668 ne sont pas suffisamment justifiés. Les OP doivent être signés par l’AC et tous les OP mis dans une chemise à la suite des pièces générales

Anomalies comptables

Certains comptes sont anormalement débiteurs ou créditeurs. Des comptables expliquent que le système de virement des subventions des bourses obligent à payer en avance et donc que le compte est débiteur car en attente de réception. La DDFIP suggère de mettre le reliquat en compte d’attente. Des collègues font remarquer que le suivi serait délicat. La DDFIP propose donc de continuer comme actuellement en notant bien les explications du reliquat.

 Pièce 2 = des discordances entre balances entrées et sorties sont observées
 Il y a parfois des discordances entre la pièce 13 et les données comptables
 Discordance aussi entre montant des réserves après affectation du résultat

Production des comptes

La circulaire de 2004 sur le compte financier est toujours d’actualité. Des comptables demandent que la DDFIP joigne systématiquement chaque année cette circulaire pour rappel : la DDFIP s’y engage et devrait la réactualiser tant que de besoin.

Rappel : tous les comptes d’une agence comptable doivent être rendus en même temps et non séparément.

La confection matérielle des comptes financiers est très formatée à la demande de la Chambre. L’explication est dans son système de classement des archives.

 Les étiquettes doivent être notées « 1 à … et dernière »
 L’inventaire des liasses est en 4 exemplaires (Chambre/procureur financier/ greffe / le comptable comme AR)
 Ne pas joindre les modifications de l’EPCP avec la DBM => les mettre dans une liasse séparée à la fin du compte financier
 Rappel : l’EPCP est à mettre à l’appui des mandats ; la modification doit être jointe au 1er mandat suivant son autorisation
 Les inventaires sont à produite en 4 exemplaires, la pièce 13 en 2 exemplaires (pour les archives de la DDFIP et aider à la vérification l’année suivante)
 En cas de remise de service il faut joindre les documents

Constats d’audit

La dématérialisation n’est pas à l’ordre du jour en EPLE mais démarre doucement, notamment avec les universités.

Il faut faire attention à la présentation du bordereau des rejets
Pour utiliser des reliquats de subvention il faut demander la requalification à l’autorité qui l’a versée.

Des AC s’étonnent de ne plus recevoir de quitus, au moins depuis 5 ans. DDFIP répond que certains, peu il est vrai, en ont reçu. Il semble que le texte qui libère le comptable au bout de 4 ans en soit la cause.

Principales conclusions d’audits :

La séparation ordonnateur/comptable doit être effective. La DDFIP conseille son respect total => par exemple, les bons de commandes sont signés uniquement par l’ordonnateur ; le comptable n’a pas l’autorisation sauf en cas de marchés ou de conventions. Cette notion sera éclaircie par l’ordonnance de 1962 qui est en cours de réécriture.

Les conventions de groupement comptable ne sont pas toujours à jour. Ce point soulève beaucoup de questions avec le gonflement des agences : faudra-t-il revenir à une participation de personnel par les établissements rattachés, ce qui est une source de conflits potentiels ?

Quelle est la légalité de ces conventions et l’obligation de s’y conformer pour les établissements ? La DDFIP préconise la négociation. Un collègue signale la difficulté de faire appliquer une convention si le chef d’établissement refuse, même après acceptation en CA.

Que faire en cas de refus de vote par le CA ? La DDFIP préconise la négociation.

La DDFIP préconise de noter surtout les thèmes génériques :
 Création de régie et son fonctionnement
 Obligation d’être à l’agence comptable une fois par semaine
 Fonctionnement des relations ordonnateur/comptable
 Le Contrôle Interne Comptable pour les opérations sensibles

Le Contrôle Interne Comptable est peu développé encore ; cela doit être une démarche progressive en commençant par les opérations les plus sensibles. Le CIC est partagé entre :

 Organisation
 Documentation
 Traçabilité

 L’organigramme fonctionnel est très important => qui fait quoi ? à quel moment ?
 La séparation des tâches est importante => la même personne ne doit pas faire toute la chaîne bon de commande / liquidation / mandat / paiement
 La traçabilité des contrôles opérés ; exemples : - la reprise des balances doit être formalisée, - les « vérifications comptables » de GFC sont archivées en notant les explications et les solutions utilisées.

La DDFIP rappelle que :
 les pièces justificatives doivent être probantes
 dans le cadre du CIC entre la conception de fiches de procédure (1 page maxi par procédure)
 noter les comptes concernés, le schéma comptable, les pièces à produire
 les opérations les plus sensibles = voyages scolaires, validation d’une journée comptable (DDFIP déconseille de rester sur le brouillard sans valider le Journal Général), vérification comptable

Il est nécessaire de commencer par l’autodiagnostic de l’agence comptable Les types de contrôles : systématiques / aléatoires / périodiques, concernent surtout les opérations à risques. La DDFIP regrette la raréfaction des contrôles inopinés des régies (au moins tous les 2 ans) : tenue de la caisse, chèques dans le coffre, stocks, valeurs inactives.

La DDFIP conseille d’utiliser l’autodiagnostic d’ODICé, mais ce système ne serait pas utilisable au-delà de 4 établissements ; une demande de modification a été faite au ministère, restée sans réponse.

Tenue de la comptabilité budgétaire

Les ordres de recettes sont émis tardivement, il est recommandé de les faire régulièrement.

Encaissement différé des chèques => la DDFIP rappelle que le comptable public n’est pas autorisé à pratiquer des échéanciers par ce moyen, c’est une position de principe. Des collègues expliquent que cette position n’est pas tenable par exemple pour des voyages scolaires et encore moins en temps de crise. DDFIP demande alors que l’AC soit en possession de la liste des participants et de tous les chèques ; même s’ils doivent être encaissés suivant un échéancier

La politique de recouvrement est trop peu formalisée : à faire en concertation avec l’ordonnateur. Les paramètres à établir sont notamment les écritures d’engagement des procédures (à partir de quelle somme…), et les modalités d’octroi de délai de paiement, qui doivent être acceptées par signature des documents remis aux familles

Un collègue signale que la possibilité de se prévaloir du « devoir d’alerte » en cas de préomptions graves de manquements d’un ordonnateur semble très délicate à mettre en œuvre face à un chef d’établissement. L’avoir utilisée lui a valu beaucoup de soucis et aucun soutien de sa hiérarchie. La DDFIP recommande le dialogue et les explications.

Procédure de recouvrement par voie d’huissier

Elle doit être lancée dès que les délais l’imposent. Un collègue demande que faire lorsqu’un huissier refuse de prendre un dossier, la DDFIP répond d’en choisir un autre.

Lorsqu’un conseil d’administration refuse une admission en non-valeur, il faut faire comprendre au CA que les frais d’huissier sont payés par l’établissement, et que multiplier les démarches multiplie les dépenses.

Des huissiers demandent les coordonnées de l’employeur des parents ; le code de l’éducation semble interdire cette procédure. Il est possible pour un comptable de faire directement une saisie-arrêt sur salaire en tant que comptable public assermenté (utilisé en régions, mais jamais en Ile-de-France).

Trop souvent les ordonnateurs manquent d’informations régulières sur la situation des dépenses engagées ; un collègue signale qu’il s’agirait donc d’expliquer à l’ordonnateur le document qu’il signe et remet au comptable à l’appui de chaque mandatement. La DDFIP répond qu’il s’agit du rôle de conseil du comptable ; un collègue propose d’éduquer les gestionnaires pour cela.

Le délai global de paiement doit être plus surveillé et les intérêts moratoires appliqués.

Tenue de la comptabilité générale

Elle n’est pas toujours suivie (validée) régulièrement ; le mode « brouillard » est à proscrire. Dans la version RCBC du logiciel GFC, les validations seront obligatoires pour avancer.

Le suivi des immobilisations n’est pas fiabilisé ; il faut faire régulièrement des mises au rebut (avec la RCBC les amortissements seront abandonnés au profit des dépréciations). Les inventaires doivent être à jour ; les comptes de racine 102 sont à proscrire pour les mises au rebut.

La gestion des stocks alimentaires est perfectible ; il faut sensibiliser le personnel et créer des fiches de procédures.

Les comptes de tiers ne sont pas suivis suffisamment ; il reste des reliquats vieux de plusieurs années.

Il faut garder ensemble toutes les notifications des subventions.

Créer un classeur des RIB des fournisseurs et des familles en indiquant la date de réception ; séparer familles et fournisseurs (inutile si les coordonnées bancaires figurent sur la facture).

Certains schémas comptables et méthodes d’ajustement ne sont pas maîtrisés (voyages scolaires par exemple).

Lors des remises de service on remarque des reliquats de subventions enregistrées sur des exercices antérieurs et non régularisées. Si le reliquat est antérieur à quatre ans => régularisation « comptable » par un OR exceptionnel, ce qui augmente les fonds de réserves. Si le reliquat correspond à une subvention qui n’a plus d’utilité dans l’établissement => demander une requalification à l’autorité qui l’a versée (s’il s’agit de l’Etat = service des établissements – rectorat – Mme Catherine Raveau). Si aucun document n’est retrouvé, la situation est à régulariser par l’ordonnateur.

RAPPEL : les réserves émises par un comptable entrant doivent être précises (le délai de six mois pour les émettre peut être renouvelé sur demande)

Voyages scolaires

Un dossier administratif doit être créé pour chaque voyage. Une charte des voyages scolaires doit être créée et votée en CA. Elle doit comprendre :
 les pièces nécessaires
 l’attente envers les enseignants, dont la liste des participants
 le budget
 la création d’une régie temporaire si les dépenses prévues sont au moins égales à 300 €
 tout doit être prêt et en place au strict minimum 15 jours minimum à l’avance

Paiement par CB possible (voir les modalités avec la DDFIP), il faut toujours utiliser le système des menues dépenses dans les autres cas.

Le prix définitif doit être voté compte tenu des éléments suivants :
 la partie à payer par les familles
 les aides ; si elles ne sont pas acquises au moment du départ les modalités doivent être prévues
 les familles doivent fournir des RIB pour reverser systématiquement
 les reliquats
 un document tarifaire :

  • délai / échéancier
  • montant dû
  • conditions de remboursement
  • la demande de remboursement doit être cochée sur le document des familles pour un reliquat inférieur à 8€