Tribune : préparez vos remises de service en collaboration

Je vais tenter de présenter cette réflexion sur l’angle des questions qui peuvent se poser aux comptables concernés, en fournissant des amorces de réponse.

Quelle forme peut prendre cette collaboration ?

A priori, le comptable entrant rend visite à son prédécesseur pour qu’ensemble ils examinent l’état des comptes au moment de la rencontre, pour qu’ils soient deux au lieu d’un seul à détecter les soucis, et débattre de la meilleure manière de les réduire.

Au passage et s’agissant d’EPLE, quelques mauvaises pratiques de gestion peuvent être détectées et combattues un peu plus tôt. Le simple espoir d’éviter l’inénarrable contrat-de-location-de-copieurs-signé-juste-avant-de-partir qui sera valable cinq ans et est en général une catastrophe, justifierait la démarche en opportunité.

J’ai besoin de récupérer une comptabilité en bon état

Le comptable entrant doit pouvoir compter sur la qualité des comptes qu’il reprend, d’autant plus que c’est bien souvent en cours d’exercice qu’intervient la passation.

Il est donc utile de se donner des chances que ces comptes soient bons en proposant au comptable sortant de l’aider à les arrêter. Au passage, on y gagne une bonne connaissance des comptes qu’on devra gérer en avant-première, avec la possibilité de comprendre de vive voix la manière dont ils ont été conçus.

J’aimerais quitter cette comptabilité et ne plus jamais en entendre parler, en tout cas pas par un débet

En ce qui concerne les EPLE, la lecture de la jursprudence est éclairante : l’immense majorité des mises en débet concerne des comptes dont le juge s’est saisi suite à des réserves émises par un comptable entrant.

Logiquement, un comptable sortant devrait donc avant tout s’attacher à ce que son successeur ne soit pas amené à formuler de réserves qui le mettraient en danger.

Quelle meilleure manière alors que de se mettre d’accord avec son successeur, de consulter à deux les comptes par exemple en mai, et d’avoir tout l’été si nécessaire pour les remettre dans un état satisfaisant aux yeux du comptable entrant ?

Mais cette pratique n’est-elle pas illégale ou illégitime ?

En aucun cas on ne pourrait reprocher à des collaborateurs du service public de travailler ensemble à la bonne réalisation des missions qui leur sont confiées !

Quelle que soit la compétence des deux comptables concernés, ils ne peuvent qu’être meilleurs à deux : l’entrant mieux instruit par l’exemple de son prédécesseur, et/ou le sortant content de l’être finissant dignement grâce à l’aide de son successeur.

Qu’en pense le rectorat ?

Les services académiques ont tout intérêt à ce que les remises se passent le mieux possible. Une passation difficile les oblige à se déplacer et ils n’ont pas les moyens d’encadrer toutes les remises.

En revanche, les difficultés apparaissent lorsque le changement de comptable est trop rapide ou lorsque l’entrant n’est pas prévenu assez tôt, ce qui arrive en cas de modification des regroupements. Il ne faut pas hésiter à demander aux services académiques de reculer la date de remise de service, pour pouvoir effectuer ce travail en amont, en collaboration avec le sortant.

Il est envisageable de demander au rectorat d’accompagner cette phase préparatoire de remise des comptes, en prévenant le sortant de la démarche. Deux lignes dans le courrier annonçant au sortant la modification de son regroupement ou dès que sa mutation est acquise, peuvent faciliter la transmission.

Mais si mon prédécesseur est un odieux malhonnête, ne vais-je pas avoir de problèmes ?

Le fait d’avoir tenté de travailler avec le comptable sortant, s’il est déviant, ne fera pas de vous son complice. A priori, les indélicats n’aiment pas qu’on mette le nez dans leurs petites affaires, et il serait bien improbable qu’un dissimulateur vous laisse une occasion de détecter ses pratiques illégales.

A supposer que vous tombiez sur un génie du crime qui ait le culot de jouer la carte de la transparence tout en se débrouillant pour que vous ne compreniez rien de son système, votre passage dans son bureau une demi-journée ou deux avant la remise de service ne devrait pas avoir de conséquence.

Il importe seulement de noter que la qualité de collaboration avec son prédécesseur ne doit pas entamer votre esprit critique ni votre désir de comprendre, durant les six mois qui vous sont impartis pour émettre des réserves.

Mais si mon successeur est un odieux malhonnête, ne vais-je pas avoir de problèmes ?

Pour que cela arrive, il faudrait que l’affreux parvienne à vous faire faire des choses que vous ne voudriez pas faire. Globalement, tant que vous ne faites rien d’anormal, il n’y a pas de raison de s’inquiéter : on juge les comptes, pas les comptables, et même si votre successeur se répand en critiques sur votre compte, seuls les documents comptables que vous avez produits seront considérés par le juge.

Et si j’ai besoin d’aide pour aborder une remise de service ?

Vous pouvez vous rapprocher de la délégation académique de notre association pour un conseil et un appui, avant, pendant et après la remise de service, sur place ou par correspondance.

Nous ne sommes pas représentés dans toutes les académies et les collègues ne seront pas forcément aussi disponibles que souhaitable, mais il est toujours possible d’échanger au moins sur les points les plus problématiques que vous renconterez.

Et voici déjà quelques ressources sur l’Internet :

– http://www.gestionnaire03.fr/Balance-Marseille2004.pdf
– http://www.gestionnaire03.fr/Comptable_prisefonction2012.pdf
– http://www.gestionnaire03.fr/AgentComptable_Guide_passation_Poitiers2010.pdf
– http://intendancezone.net/spip.php?article324